Wynagrodzenia personelu projektu w projektach badawczo-rozwojowych

Przedsiębiorcy, chcąc budować przewagę konkurencyjną, inwestują w obszar badań i rozwoju (B+R). Jednym ze sposobów finansowania prac badawczo-rozwojowych może być realizacja projektu dofinansowanego ze środków unijnych. Zasadniczą grupą wydatków w projektach B+R są koszty wynagrodzeń kadry badawczej. Podczas rozliczania tego typu kosztów należy trzymać się ściśle określonych zasad, gwarantujących prowadzenie projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dofinansowaniem w projektach B+R mogą zostać objęte płacowe oraz pozapłacowe koszty pracy osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych, prac rozwojowych lub prac przedwdrożeniowych – tj. pracowników badawczych, pracowników technicznych oraz pozostałych pracowników pomocniczych – w części, w jakiej są bezpośrednio związane z realizacją projektu objętego dotacją  Dofinansowaniu nie podlega natomiast wynagrodzenie kadry zarządzającej – kierownika projektu, kierownika prac badawczo-rozwojowych lub kierownika merytorycznego. Co ważne, pracownicy rozliczani jako kadra naukowo-badawcza nie mogą mieć w zakresie obowiązków zadań, które dotyczą funkcji zarządczych, nadzorczych i koordynujących. Wydatki te mogą zostać sfinansowane jedynie
z ryczałtu kosztów pośrednich.

Dokumentowanie pracy wykonanej na rzecz projektu

Warunkiem wypłaty dofinansowania jest odpowiednie udokumentowanie poniesionych wydatków. Katalog wymaganych dokumentów zależny będzie od wybranej formy zaangażowania pracownika, o czym warto pamiętać przygotowując się do realizacji projektu.

 Aby zapewnić prawidłowe rozliczenie poniesionych kosztów należy przygotować:

1. w przypadku umowy o pracę:
   • listę płac (z opisem dokumentu)
   • potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia oraz zaliczek do Urzędu Skarbowego
     i ZUS
   • oświadczenie beneficjenta, że w kwocie zapłaconej do Urzędu Skarbowego
     i ZUS uwzględnione są składki dotyczące wynagrodzenia projektowego
   • dokument, z którego wynika kwota wynagrodzenia, czas pracy oraz zakres obowiązków w projekcie – czyli umowę o pracę, aneks do umowy o pracę, oddelegowanie lub porozumienie
   • oświadczenie, że łączne zaangażowanie zawodowe pracownika nie przekracza 276h

Jeżeli dany pracownik nie jest zaangażowany w projekt w wymiarze pełnego etatu, kwalifikowaną część wynagrodzenia określa się na podstawie oddelegowania pracownika do projektu w częściowym wymiarze etatu, ze wskazaniem zakresu obowiązków w ramach projektu lub karty czasu pracy z opisem wykonywanych zadań (dla osób, które pracują na rzecz projektu nieregularnie).

1. w przypadku umowy zlecenia:
   • umowa zlecenie
   • rachunek do umowy zlecenie (z opisem dokumentu)
   • protokół odbioru prac wskazujący prawidłowe wykonanie zadań, a także liczbę oraz ewidencję godzin poświęconych w danym miesiącu kalendarzowym na realizację zadań, zaplanowanych w projekcie

Kwalifikowalne składniki wynagrodzenia

Kosztami kwalifikowalnymi, czyli podlegającymi dofinansowaniu są następujące składniki wynagrodzeń:

1. wynagrodzenie zasadnicze, premie i nagrody (z wyłączeniem nagród jubileuszowych);
2. dodatek do wynagrodzenia za wykonywanie zadań lub funkcji w projekcie;
3. dodatek funkcyjny za funkcje kierownicze w przedsiębiorstwie;
4. dodatek specjalny, wynikający ze specyfiki i charakteru wykonywanych zadań;
5. dodatek za wieloletnią pracę;
6. wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego
7. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami
   w zakresie ubezpieczeń społecznych;
8. dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne
   i fundusze poza ubezpieczeniowe kwalifikowane proporcjonalnie do okresu, w jakim pracownik realizował zadania na rzecz projektu;
9. składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne oraz wypadkowe; składka na Fundusz Pracy;
10. składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
11. zaliczka na podatek dochodowy
12. odpisy na ZFŚŚ

Warto również podkreślić, że wydatki na wynagrodzenie, przedłożone do rozliczenia w ramach projektu, powinny odpowiadać stawkom rynkowym. Stawki wynagrodzenia personelu projektu nie powinny odbiegać od stawek wypłacanych pozostałym pracownikom przedsiębiorstwa, zatrudnionym na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji.

Niekwalifikowalne składniki wynagrodzenia

Kosztem niekwalifikowalnym tj. nieobjętym dofinansowaniem są wydatki poniesione na poniższe składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzeń:

1. nagroda jubileuszowa;
2. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;
3. składka na grupowe ubezpieczenie na życie;
4. dopłata do świadczeń medycznych;
5. ekwiwalent pieniężny (np.: ulgowa odpłatność za energię elektryczną);
6. dopłata do energii elektrycznej;
7. używanie samochodu służbowego – dojazd do/z pracy z/do miejsca zamieszkania;
8. świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);
9. zasiłki finansowane z budżetu państwa (np. zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny) lub ze środków ZUS (np. macierzyński, rehabilitacyjny, ojcowski, opiekuńczy, wyrównawczy);
10. świadczenie za czas niezdolności do pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami
    w zakresie ubezpieczeń społecznych;
11. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych;
12. koszty badań okresowych i wstępnych;
13. dopłata do okularów;
14. dodatki za znajomość języków, za niepalenie i inne dodatki tego typu ustalone przez pracodawcę, odszkodowanie za klauzulę zakazu konkurencyjności, inne odszkodowania, do których wypłacania zobowiązany jest pracodawca;
15. bony żywieniowe dla pracowników;
16. składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON);
17. odprawy pracownicze dla personelu projektu;
18. odprawy emerytalno-rentowe;
19. dofinansowanie do wypoczynku.

Wynagrodzenia kadry badawczej są jedną z kluczowych kategorii kosztów planowanych w ramach projektów badawczo-rozwojowych. Prawidłowe rozliczenie projektu w tym obszarze wymaga dogłębnej znajomości wytycznych oraz przestrzegania zasad dokumentowania wydatków. Odpowiednie wsparcie merytoryczne osób z wieloletnim doświadczeniem w realizacji inwestycji współfinansowanych przez UE może pomóc w efektywnym prowadzeniu projektów z obszaru B+R i zagwarantować bezproblemowe rozliczenie przedsięwzięcia. Warto również zwrócić uwagę, że projekty badawczo-rozwojowe stanowić będą główny obszar wsparcia dotacyjnego w nadchodzącej perspektywie 2021-2027, a odpowiednie przygotowanie do rozliczania kosztów wynagrodzeń stanowi kluczową kompetencję gwarantującą otrzymanie pełnej kwoty przyznanego dofinansowania.